Апостиль і переклад довідки ДПСУ про перетин кордону

Апостиль на довідку про перетин кордону проставляє Міністерство закордонних справ України (постанова КМУ від 18.01.2003 № 61): консульський збір — 150 грн, строк — до 10 робочих днів. Для Польщі, Чехії, Литви, Латвії та Естонії апостиль не потрібен — діють договори про правову допомогу. Переклад зазвичай виконує присяжний перекладач країни, де подаєте документ.

Сама довідка Головного центру обробки спеціальної інформації ДПСУ — це офіційний документ із датою, точним часом, напрямком руху, пунктом пропуску та реквізитами паспортного документа щодо кожного перетину. Як її отримати за 5 робочих днів — на головній сторінці послуги. Нижче — що робити з довідкою далі, щоб її прийняли за кордоном.

Хто ставить апостиль на довідку ДПСУ — МЗС чи Мін’юст?

Повноваження розподіляє постанова Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61. Мін’юст апостилює документи судів, органів юстиції, державних архівів і нотаріусів; МОН — документи про освіту; МВС — власні документи своїх сервісних центрів (наприклад, довідки про несудимість); ДМС — міграційні документи; Державна податкова служба — податкові. Довідка ДПСУ про перетин кордону не входить до жодного з цих переліків, тому діє залишкове правило: апостиль проставляє МЗС України — «на всіх інших видах документів».

Практичні умови МЗС (Департамент консульської служби):

подання — поштою на адресу Департаменту консульської служби; актуальний порядок прийому уточнюйте на сайті МЗС;
консульський збір: 150 грн для фізичних осіб, 450 грн для юридичних (Положення про консульський збір, наказ МЗС від 23.04.2018 № 182);
строк — до 10 робочих днів; терміново — до 5 робочих днів за подвійним тарифом (наказ МЗС від 10.11.2021 № 505); якщо потрібно звірити зразок підпису чи печатки — до 20 робочих днів;
до заяви додаються оригінал довідки, копія першої сторінки паспорта та квитанція про оплату.

Коли апостиль не потрібен: договори про правову допомогу

Стаття 3 Гаазької конвенції 1961 року (чинна для України з 22.12.2003) прямо дозволяє обходитися без апостиля, якщо між державами діє угода, що скасовує легалізацію. Україна має такі двосторонні договори про правову допомогу, за якими офіційні документи визнаються без будь-якого додаткового засвідчення:

Країна	Договір	Чинний з	Норма про документи
Польща	Договір про правову допомогу від 24.05.1993	14.08.1994	ст. 15: документи мають силу «без потреби будь-якого іншого засвідчення»
Чехія	Договір про правову допомогу в цивільних справах від 28.05.2001	18.11.2002	ст. 18: документи дійсні «без подальшого засвідчення»
Литва	Договір про правову допомогу від 07.07.1993	20.11.1994	ст. 13: приймаються «без будь-якого іншого засвідчення»
Латвія	Договір про правову допомогу від 23.05.1995	12.07.1996	ст. 13: приймаються без іншого засвідчення
Естонія	Договір про правову допомогу від 15.02.1995	17.05.1996	ст. 13: мають силу документа без іншого засвідчення

Важливе застереження з практики: окремі установи цих країн, особливо банки та приватні структури, все одно просять апостиль, бо не зобов’язані знати міжнародні договори. Якщо документ подається до державного органу чи суду — посилайтеся на відповідну статтю договору; якщо до приватної установи — дешевше запитати її вимоги заздалегідь.

Присяжний переклад довідки: як це працює в Німеччині, Польщі та Чехії

Більшість установ ЄС приймають переклад лише від перекладача, авторизованого у їхній власній державі. Український нотаріальний переклад підходить не всюди, тому спочатку з’ясуйте вимоги установи, якій подаєте довідку — наприклад, міграційної служби у справі про тимчасовий захист або суду, якщо довідка потрібна для судової справи.

Німеччина

Переклади для судів та відомств виконують присяжні або уповноважені перекладачі (beeidigte/ermächtigte Übersetzer). З 01.01.2023 діє федеральний закон про судових перекладачів (Gerichtsdolmetschergesetz). Офіційна база для пошуку — justiz-dolmetscher.de, її ведуть управління юстиції федеральних земель.

Польща

Інститут присяжного перекладача (tłumacz przysięgły) адмініструє Міністерство юстиції Польщі: воно веде офіційний список перекладачів із пошуком на порталі gov.pl, допуск до професії — через державний іспит.

Чехія

Судових перекладачів (soudní tlumočníci a překladatelé) регулює закон № 354/2019 Sb.; офіційний реєстр веде Міністерство юстиції Чехії на tlumocnici.justice.cz.

Альтернатива в Україні: переклад із нотаріальним засвідченням справжності підпису перекладача. Такий документ оформляє нотаріус, тому апостиль на нього проставляє вже Мін’юст (за тією ж постановою № 61). У підсумку іноді потрібні два апостилі — на оригінал довідки (МЗС) і на нотаріальний переклад (Мін’юст). Чи прийме установа такий варіант замість присяжного перекладу — вимоги різняться, уточніть в установі призначення.

Покрокова інструкція: від довідки до документа для закордонної установи

Отримайте довідку ДПСУ: через адвокатський запит — 4500 грн, відповідь за 5 робочих днів (ст. 24 ЗУ «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» № 5076-VI), або самостійною заявою — безкоштовно, до 30 календарних днів (ст. 16 ЗУ «Про захист персональних даних» № 2297-VI).
Перевірте, чи потрібен апостиль: для країн з договорами про правову допомогу (Польща, Чехія, Литва, Латвія, Естонія) — формально ні; для решти учасниць Гаазької конвенції — так.
Надішліть поштою до МЗС: заяву за формою, оригінал довідки, копію першої сторінки паспорта, квитанцію про сплату 150 грн.
Дочекайтеся апостиля: до 10 робочих днів, терміново — до 5 за подвійним тарифом.
Замовте переклад: присяжний перекладач країни призначення або нотаріальний переклад в Україні з апостилем Мін’юсту.
Подайте документ установі; за потреби апостиль Мін’юсту перевіряється онлайн в Електронному реєстрі апостилів.

Електронна довідка з КЕП: чи можна апостилювати?

Правила проставлення апостиля (спільний наказ МЗС, МВС, МОН, Мінфіну та Мін’юсту від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, у редакції від 06.05.2025) прямо передбачають апостиль на документі в електронній формі: компетентний орган перевіряє кваліфікований сертифікат відкритого ключа особи, яка підписала документ. Заяву можна формувати через Портал Дія, оплату — через інтегровані платіжні системи.

З 02.03.2026 працює оновлений Електронний реєстр апостилів: кожен апостиль отримує QR-код, а крім паперового примірника формується електронний — файл з КЕП у міжнародному форматі ASiC-E, який можна завантажити у PDF і надати закордонній установі. За повідомленням Мін’юсту від 02.03.2026, прийом заяв через реєстр відкрито для органів Мін’юсту (відділи ДРАЦС і державні нотаріальні контори); підключення інших уповноважених органів апостилювання заплановано. Тому для довідки ДПСУ наразі надійніший шлях — паперовий оригінал поштою до МЗС; можливість подати електронну довідку з КЕП уточнюйте безпосередньо в Департаменті консульської служби.

Врахуйте: у реєстрі перевіряються апостилі органів Мін’юсту — видані після 01.03.2026 відображаються разом зі сканованою копією документа, для раніших зберігається архів. Апостиль МЗС на самій довідці там не відображається — його справжність підтверджує орган, що його проставив.

Часті запитання

Скільки коштує апостиль на довідку про перетин кордону?

Консульський збір МЗС становить 150 грн для фізичних осіб і 450 грн для юридичних. Стандартний строк — до 10 робочих днів. За термінове оформлення до 5 робочих днів стягується подвійний тариф. Якщо МЗС потрібно звірити зразок підпису або печатки, розгляд можуть продовжити до 20 робочих днів.

Чи потрібен апостиль на довідку ДПСУ для Польщі?

Формально ні. За статтею 15 Договору між Україною і Польщею про правову допомогу від 24.05.1993 офіційні документи однієї сторони мають силу на території іншої без будь-якого додаткового засвідчення. Але приватні установи іноді все одно просять апостиль, тому вимоги конкретної установи варто з’ясувати до подання.

Хто проставляє апостиль на довідку про перетин кордону — Мін’юст чи МЗС?

МЗС України. Постанова КМУ від 18.01.2003 № 61 закріплює за Мін’юстом лише документи судів, юстиції, архівів і нотаріусів, а за МВС — документи його сервісних центрів. Довідка ДПСУ до цих переліків не належить, тому підпадає під правило «всі інші види документів», закріплене за МЗС.

Чи приймуть за кордоном переклад, зроблений в Україні?

Залежить від країни та установи. Німеччина, Польща і Чехія мають інститут присяжного (судового) перекладача, і державні органи зазвичай вимагають саме такий переклад. Український нотаріальний переклад з апостилем Мін’юсту частина установ приймає, але гарантії немає — запитайте вимоги установи, якій подаватимете довідку.

Чи можна проставити апостиль на електронну довідку з КЕП?

Правила проставлення апостиля у редакції від 06.05.2025 передбачають апостилювання електронних документів з перевіркою кваліфікованого сертифіката ключа. Оновлений реєстр із 02.03.2026 формує електронний апостиль у форматі ASiC-E. Проте прийом заяв через реєстр поки відкрито для органів Мін’юсту, тому щодо довідки ДПСУ формат подання уточнюйте в МЗС.

Як закордонна установа перевірить справжність апостиля?

Апостилі органів Мін’юсту перевіряються онлайн на apostille.minjust.gov.ua: проставлені після 01.03.2026 реєстр показує за QR-кодом разом зі сканованою копією документа, для раніших зберігається архів. Апостиль МЗС у цьому реєстрі не відображається — установа за потреби може звернутися безпосередньо до органу, який його проставив.

Скільки загалом триває оформлення довідки з апостилем?

Орієнтовно три-чотири тижні: 5 робочих днів на довідку через адвокатський запит, до 10 робочих днів на апостиль у МЗС плюс поштова пересилка, далі переклад — зазвичай кілька днів у присяжного перекладача. Термінове апостилювання за подвійним тарифом скорочує етап у МЗС до 5 робочих днів.

Джерела

Оформити довідку — 4500 грн, 5 робочих днів

Питання щодо апостиля і перекладу для вашої країни — телефонуйте або пишіть у WhatsApp: +38 098 137 21 71.

Автор: адвокат Василець Віталій Вікторович, свідоцтво № 1054 від 27.12.2005 (перевірити в ЄРАУ).